【PCスキル】資料作成のスピードをあげるキーボードの使い方（第１回：コピー&ペースト）
事務員の業務に欠かせないのがWordを始めとしたOffice系ソフトウェアですね。
WordやExcelを使わない日なんてほぼありません。
事務の現場では、これらを使えることが採用の基本条件と言えるでしょう。
しかし、あまりに基本的すぎて、ただただ漫然と使っていらっしゃるなんてこと、ありませんか？
Wordとは、活字で印刷された資料を作るためだけのものにあらず。
活字で印刷された「美しい」資料を「素早く」作成するものなのです！
その「素早さ」に着目し、私が普段の業務の中で実践している資料を素早く作成する方法をご紹介いたします。
ご紹介したいのは７つのショートカットを使う方法です。
第１回は、超基本技である「コピー&ペースト」について。
基本すぎて敢えて言うほどのものではないと思っておりましたが、私の周辺でこの７つ全てをご存知の方はあまりいらっしゃらなかったので、シェアしたいと思います。
資料作成のスピードを上げて、残業せずに帰っちゃいましょう！
＜INDEX＞
マウスは使わないという前提
よく言われることですが、マウスを使わない方が絶対早く文字入力・装飾ができます。
マウスを使わないということ＝キーボードのみで作業を完結させる ということですね。
手をキーボードとマウスで行ったり来たりする動作や、矢印カーソルを文字装飾のボックスまで移動させる手間がなくなるので、手だけではなく首や視線も動かすことなく作業が進みます。
マウスでクリックする指の動きが意外と腕の疲労感に繋がっていたらしく、マウスを使う時間を減らしたところ軽く腱鞘炎気味だった右手が楽になったのが個人的な成果でもありました。
超基本の「コピー&ペースト（通称コピペ）」
キーボードを使うとき、はじめの一歩として覚えるのがこの２つではないでしょうか。
１ コピーしたい文章を用意する
同じ文章や言葉を入力する必要が生まれれば…その時こそ、コピペを使う時です！
２ コピーしたい部分を範囲選択して「Ctrl＋C」を押す
文字の背景色の色が変われば、選択されている証拠です。
上記画像の状態の時に「Ctrl＋C」を押すと、選択した部分がコピーされていますよ。
ちなみに、「範囲選択」についても後日投稿したいと思いますのでお楽しみに。
３ カーソルをペーストしたい位置に移動させる
もちろんこの時も、マウスではなくてキーボードのエンターキーで移動させてくださいね！
４ 「Ctrl＋V」でペーストする
できた！
５ コピペを使うと良い場合
このコピペが能力を最大限に発揮するのは、なんといっても確実にミスなく転記したいときや大量の文章を一括で転記したいときでしょう。
- 送られてきた開催概要から、日時・場所をメールに転記する
- 根拠資料として、会議資料に社内規程の一部抜粋を転記する
- 参加申込書へ上司や社長の氏名を記載する
- 住所や電話番号、メールアドレスなど、間違えたくない情報を入力する
- 同じ単語を複数の場所に入力する必要がある
それ以外でも、こんな時に使うと便利です。
今回は第１回ということで、基本中の基本「コピー&ペースト」を紹介いたしました。
もちろん、これらショートカットキーはWordなどのみならず、他のソフトウェアやPC機能上でも利用可能なものなので、どこで使えるものなのか、ぜひ試してみてください。
普段の作業を見直してみると、意外と省エネ可能な箇所があったりしますよ♪
併せて、以下の項目も更新予定ですので、ご参考になさってくださいね。
更新予定
- あわせ技の「範囲選択」
- 意外と使う「切り取り」
- 失敗した時は「やりなおし」
- 最後に「保存」と「印刷」
