スーパー事務OLをめざすブログ

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【効率化】いますぐできる業務効率化|地味にスゴイ辞書登録のススメ

こんにちわ!
事務職OLです。スーパー事務員目指してます!

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いかに効率的に業務を終えるかを常日頃模索しています。

もはや意味のない作業、燃費の悪い動きはしたくない!!と思えるほどに。

 

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/やりたくない~っ\

※事務職OLはOffice Ladyです。
※一応言っとく。

 

地味にスゴイ辞書登録機能

そんな日々の中で気がついた、
地味にスゴイやつ。

それが辞書登録機能です。

言わずもがな、辞書登録機能のことは
皆さんご存知だと思いますが、
この機能、使っていますか?

使っていないなら、いますぐ登録しましょう!

もったいない!はい!いますぐ!登録!

 

辞書登録すべきワード

登録すべきワードはひとまず6つ。

  • よろしくお願いします。
  • ありがとうございます(orました)。
  • 標題の件について
  • 会社の郵便番号
  • 会社の住所
  • メールアドレス

 これらはビジネスの場での最頻出単語ですよね。

 

登録するときは、こんな感じで登録するのがおすすめです! 

よろ→よろしくお願いします。
あり→ありがとうございます。orありがとうございました。
ひょう→標題の件について
ゆうびん→〒000-0000(会社の郵便番号)
じゅうしょ→○○県○○市…(会社の住所)
めーる→xxxxx@jimshoku.ol.jp

 

 

辞書登録機能のメリット

2〜3文字で変換できるようになると、
タイピングと頭の中での言葉の認識スピードのズレがかなり減り、思考を止めません。

この「思考を止めない」が、効率化にはめちゃくちゃ効くんです。

脳内情報を外に出すことで、次のことを考える余白ができ、
思考がどんどん進んでいきます。

また、次へ進むスピードが速いため、
忘れる前にアウトプットにつなげられるのも、かなり有効な側面だと思います。

 

携帯電話・スマートフォンでも活用する

ちなみに、この辞書登録機能は携帯電話・スマートフォンでも設定することができます。 

社用携帯電話であれば上記ワード、
プライベート用携帯であれば自分のメールアドレス
を登録しておくとめちゃくちゃ便利です。

  • めー→ooooooo@jimushoku.ol.jp
  • じめ→ooooooo@gmail.com     など。

 メールアドレスがIDとなってログインをしなければいけないサイトも多いですし、携帯電話でメールアドレスを入力する機会って結構多いですよね。

 

個人的にはスマホで文章を打つのが得意ではないので、

 

文字種変換→メールアドレスをアルファベットで入力→文字種変換

 

という3段階が

 

「めー」と入力→変換

 

の2段階に変わったのが便利で便利でなりませんでした!

 

業務効率化につながる辞書登録の仕方

辞書登録の読み方登録は、
「めーる」でも「めー」でも「め」でも、

自分が覚えやすければ基本的にはなんでもいいと良いと思います。

 

ただ、あんまり短い単語で登録すると
意図していないところで変換が反映されてしまいますので要注意です。

想定外の箇所で変換されると、ぜんぜん業務効率化にはつながりません!
却ってわずらわしくてイライラしますので、要注意です!笑

手軽にできる割には作業効率化への貢献度が高い、地味にスゴイ機能。

 

皆さん、いますぐ試してみてください!!