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【じぶん働き方改革】メールチェックのやり方を変えたら思った以上に効率化できた

こんにちは!
事務職OLです。スーパー事務員目指してます!

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メールチェック法を変えてみたら思った以上に効率化した
最近、メールチェックの方法を変えてみたところ、
思った以上に得たものが大きかったので、シェアしたいと思います。

これまでのメールチェック方法

これまで、メールチェックに特別なルールなどはありませんでした。

朝、出勤して、メールソフトを立ち上げ、
基本的にメール画面を起動したまま仕事を進めます。

ふとした瞬間にメールをチェックし、対応が必要だと思ったら動く…というように。

これではメールに振り回されて仕事が進んでいるなぁと感じていました。

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新しいメールチェックルーティン

朝、出勤して、メールソフトを立ち上げるところまでは同じですが、
そのあとからを変えてみました。

メールソフトを立ち上げる

1度、全ての未読メールに目を通す。
(まだ返信はしない)

返信する必要のあるメールは未読に戻す。

優先順位をつけながら、メールを返信していく。


ここまでを、始業後30分以内に終わらせる!

こんな感じです。

そして、このメールチェック&返信をした後は、
お昼休憩が終わるまではメールはみない!と決めてしまいます。

良かったこと

  • 全体を見通すことができるので、新たな案件を確実にスケジュールに落とし込める。
  • 「一旦返事」ができる。
  • 埋もれる未読メールがなくなる。
  • 「メールを見ない」時間を作ることで、ほかの仕事に集中できる。


業務量の見通しスケジュールを立てるのが
すごく楽になりました。

次なる展開として

ただ、せっかくの朝の30分を
こうやって使うのはもったいない気もする…

朝の30分なんて、1番仕事がはかどるタイミング
確かにスケジュール管理は仕事の肝ではあるけれど…

甘んじるべき?

皆さん、メールチェックのコツがあったら、ぜひ教えてくださいまし。