スーパー事務OLをめざすブログ

スーパー事務員をめざすOLのブログです。

【仕事術】仕事を速くまわしていくためのアイディアその1

こんにちわ!
事務職OLです。スーパー事務員めざしてます!

いかに仕事を速くミスなく進めていくか、いつも考えています。

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仕事は、たいていが
たくさんの人の手を経て前に進んでいくものですよね。

少しでも早く、仕事の完了状態に到達するには、

「極力早く次のステップに移る」のも大事なアプローチ方法だと思うわけなのです。

なぜ仕事が滞ってしまうのか(事務職OLの場合)

なぜ仕事が滞ってしまうのか。時間がかかるのか。

いろいろな場合がありますが、
1つに「考えすぎ」「迷い」による時間ロスがあるんじゃないかと思います。

例えば、メールへの返信の場面
返信する内容が決まっていても

どうやって返信したら良いんだろう?
言葉の言い回しは不自然・失礼では無いかな?
話の展開はおかしくない??

と、いちいち考えて迷っている自分に気がついた時は結構びっくりしました。

返信して、相手のボールにしてしまえば仕事は一歩進むし、
私も気がかりが減って楽になるのに、そのメールを書くことに時間がかかるかかる…!

迷いによる足踏みを回避するには

このような迷いを回避するには「定型化」が役に立ちます。

「こういう時はこうリアクションする」という
返信のテンプレートを用意しておけば、いちいち迷いが生まれないのです。


例えば

調べたらすぐわかりそうだけど、すぐには調べられなさそう…

   ↓

いつもお世話になっております。
業務改善課の事務職OLです。

お問い合わせの件について、
確認の上、改めてご連絡させていただきます。

よろしくお願いします。


これは担当、私じゃないわ…

   ↓

いつもお世話になっております。
業務改善課の事務職OLです。

お問い合わせの件に関しては、戦略推進課◯◯が担当しております。

本件について、◯◯より
折り返しご連絡させていただきますので
しばらくお待ちください。

よろしくお願いします。

(の、後に問い合わせメールを正しい担当者へ転送する)

などなど。
マイナスな内容ほど文章を考えるのがとくに慎重になるので、定型化しておくと安心ですね。

定型化のメリット

  • 思考が挟まらないのですぐに動ける。
  • 引き継ぐときにも引き継ぎしやすい、再現性が高い。

悩み・思考を挟まないので、もはや条件反射!
即レスが可能であるのがとても大きいです。

定型化による即レス・条件反射の典型的な例が
「電話に出るときのはじめのひとこと」だと思います。

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受話器をとって「はい、〇〇課の〇〇です。」と発言するのって、
もはや条件反射になっていません?

このひとことって、みなさんめちゃめちゃ早口
たまに聞き取れない人もいますよね笑

おまけに部署が異動になったばかりのとき、
気を抜くと前の部署名を言っちゃうことも!笑

これこそ定型化による即レスの影響だと思います…笑

即レスできないと、「返信が遅れて申し訳ありません。…」と、
謝罪からメールを書き始めてしまうことにもなり、精神衛生上もよろしくない。

そして返信が遅れた申し訳なさから筆が進まない…ことも
あったりしてモヤモヤしてしまいがち。

うん、やはり即レスに限る。

定型化できるもの

  • 返信メール文例
  • 転送メールの文例
  • 電話対応のはじめの一言
  • よくある質問への回答方法

などなど。

定型化できることはメール文面以外にも山のようにあると思います。
どんなものを定型化されているか、ぜひコメント欄で教えてください!

とにかく徹底的に定型化しまくる
定型化、要するにテンプレート化しちゃうってこと。

小さいことですが、私はこの「とことん定型化」を意識し始めてから、
メールへの初動が格段に速くなったと感じています!

定型化できるところは割り切って、とことん定型化!
皆さんも、身近な業務で定型化できること、即レス可能につながる場所を探してみてください♪