【効率化】研修の出欠確認をあっという間に終わらせるにはこれを使え［Office365］
こんにちわ！
事務職OLです。スーパー事務員めざしてます！
大変ご無沙汰しておりました……！
（と、これしか言ってない気がする）
業務の多忙さに加え、プライベートで取り組んでいたとあるプロジェクトが佳境を迎え、
もうとんでもなく詰まったスケジュールの中、動いておりました…。
そのプロジェクトなるものが無事に終了しましたので、ようやくブログも本格始動です。
最近、仕事で会議や研修の出欠確認をすることが多いのですが、
これって本当めんどくさい。泣
私の職場では、このような時も全てメールでやりとりしているのですが、皆様の職場ではどのようにされていますか？
メールで開催案内を送って、参加申し込みの返信をもらって、それに対して受領しましたメールを送る…
さらに、別のエクセルなどに作った出席者一覧に名前を記載する。。。
めんどくさい上に、間違い・見落としの元ーーーー！！！
この煩わしさを解決するために取り入れたのがOffice365のフォーム機能。
これ、めーーーーっちゃくちゃ便利で省エネができるので、ぜひ皆さんも取り入れてください！
例えばこんな出欠確認フォームを作ったとします。
フォーム機能とは？
フォーム機能＝Microsoft Formは、Office365の機能の１つで、
アンケートやテストを簡単に作成し、集計まで自動で行ってくれる機能です。
Microsoft Forms は、Office 365 の機能の一部であり、ユーザーが独自のテスト、アンケート、登録などをすばやく簡単に作成できるようにします。テストやフォームを作成するときに他のユーザーを招待すると、そのユーザーは任意の Web ブラウザー (モバイル デバイスでも可能) から返信できるようになります。結果が送信されると、組み込みの分析機能を使って結果を評価できます。テストの結果など、フォームのデータは簡単に Excel にエクスポートでき、追加の分析や採点を行うことができます。（Forms ヘルプ - Office サポートWebページより引用）
アンケートを作ること自体も簡単ですが、なにより集計とアフターフォロー（申し込み完了画面の表示など）がめちゃくちゃ楽になりました！！
業務効率化できたポイント
- 「申し込み受領メール」を自動で送信してくれる。
この「お礼メッセージをカスタマイズ」にチェックを入れ、メッセージを入力しておきます。
すると、回答者がアンケート回答を送信した際にこのメッセージが表示されるので、
アンケート回答受領の際の「受領しましたメール」を送らなくてもよくなります。
メールを返信する手間を大幅削減できます。。。これがなにより大きな効率化！！！本当ありがたい！！泣泣
- 回答を自動で集計してくれる
回答集計ページを開くと、すぐに「回答数」が表示されます。（黄色マーカー部分）
回答の選択肢を「参加します」のみにしておけば、回答者数＝参加者数となるため、
研修への参加者数が一目瞭然です。
集計の手間も省けるし、集計ミスも防いでくれます！（早い。正確。これ大事。）
- 回答者一覧をエクセルで出力してくれる
メールでの参加申し込みを受信し、出欠表エクセルに転記しようとしたら、電話が掛かってきて別の対応に追われているうちに、既読になったメールのみ残り、転記が漏れてしまった...
急いで転記しているうちに「参加」「不参加」のコピペを間違えてしまった…
もしくは転記ミスが無いように、メールを印刷しておいてダブルチェックをする…
みたいな手間のかかる作業が無くなりました！
↓の黄色マーカーのところより、回答者とその回答の一覧がエクセルで出力できるのです！！
集計の手間も省けるし、集計ミスも防いでくれます！（早い。正確。これ大事。）（再び）
- 回答者の手間も省けるため、回答収集時間が圧倒的に短くなった
回答者側にもこの機能が浸透していくと、「回答するのにそんなに手間がかからない」という認識が生まれるのか、
回答していただける時間が圧倒的に早くなりました！
回答者側としても、「いつもお世話になっております。〇〇課の〇〇です。標題の研修について「出席」と…」と、メールを送らなくても済むのでかなり楽になると思います！
メール１通が、「参加する」のクリック１つになるのは大きいですよ…
